المقدمة
الحمد لله الذي بعونه وفضله تتم الطيبات والصلاة والسلام على نبيه ومصطفاه صلى الله عليه وعلى آله وسلم تسليماً وبعد .
اعتمد برنامج عمل إدارة المنافع النقدية تنظيم ملفات المعاشات بأنواعها ، والتحقق من مصروفاتها ومتابعتها دورياً ، ومن الأولويات المهمة ضمن المحاور الرئيسية لخطط العمل السنوية التي وضعتها في السنتين الأخيرتين ، وتولت إدارة الصندوق اعتمادها ومتابعة تنفيذها والوصول إلى نتائجها ، وبفرضية علمية مفادها كلما زادت متابعة المعاشات كلما قلت مصروفاتها بدون وجه حق .
لقد كان للنجاحات التي حققتها إدارة الصندوق بصورة عامة وإدارة المنافع النقدية بصفة خاصة ، من خلال تنفيذها لخطة العمل السنوية للعام 1375 و.ر 2007م ، دافعاً قوياً للاستمرار في نهج وضع برامج العمل التنفيذية على مستوى فروع الصندوق ، فضلاً عن ما وفرته من مبالغ مالية كبيرة ، سواء المبالغ المالية المرجعية لحسابات الصندوق ، أو التكلفة الموضوعية لتنفيذها برامج العمل .
لذلك حددت إدارة المنافع النقدية الأهداف المبتغاة من البرامج التي تضمنتا خطة العمل من خلال ربط الإجراءات والخطوات والمراحل الإدارية بأهداف محددة.
واستقت نهج الإدارة بالأهداف كنظام ديناميكي يرتكز على التخطيط والتنظيم والرقابة ، وعلى الديناميكية والترابط وتوزيع الأدوار والكيفية التي يتم بها التنفيذ والأداء للواجبات والمسؤوليات لتحقيق الأهداف ، وبالتالي تسخير الجهود الفردية لتحقيق الهدف العام ، لتسير في اتجاه واحد بأسلوب منسق ومنسجم وتظافر جهد الجميع دون إحداث أي فجوات أو ازدواجية في الأدوار .
ولعل برامج العمل التنفيذية والمقترحات التي تطرحها إدارة المنافع النقدية لتصنع من خلالها إستراتيجية واضحة تستهدف النهوض بمستوى الأداء ، وصولاً إلى تقنين علميات الصرف والحد من أية مصروفات بدون وجه حق ، وإجراء التصحيحات لكافة الأخطاء وتداركها مستقبلاً .
وتعتبر خطة العمل الحالية هي المرحلة الثالثة ضمن البرامج العملية لمعاجلة وضعية المعاشات بأنواعها ، وقد شارك في مراجعتها والتأكد من إمكانية تطبيقها عدد كبير من الخبراء والمختصين والفنيين في مجالات العمل الضماني ، مما سيجعل منها وسيلة مهمة لإحداث نقله نوعية وجادة نحو تحسين جودة الخدمات الضمانية المقدمة لجموع المضمونين ، وتندرج في إطار فحص ومراجعة الإجراءات والعمليات التنفيذية لمصروفات المعاشات بأنواعها ، وهي استكمالاً للمرحلتين السابقتين هما :
1 ـ المرحلة الأولى : خلال العام 1374و.ر 2006م
ـ برنامج حصر وتنظيم الملفات الأصلية للمعاشات بأنواعها وحفظها بمقار فروع الصندوق .
ـ برنامج استكمال بيانات النواقص بمنظومة المعاشات على مستوى فروع الصندوق .
ـ برنامج إعداد ملفات بديلة للمعاشات الضمانية للعمل بها بمكاتب الخدمات الضمانية .
2 ـ المرحلة الثانية : خلال العام 1375 و.ر 2007م
ـ برنامج مسح المعاشات التأمينية والتقاعدية المدنية مركزياً على مستوى فروع الصندوق .
ـ برنامج ترحيل المعاشات الضمانية بالملفات الأصلية للمعاشات على مستوى فروع الصندوق .
ـ برنامج فحص معاشات العجز الصحي على مستوى فروع الصندوق .
ـ برنامج مراجعة رموز المعاشات الضمانية بأنواعها المدخلة بمنظومة المعاشات على مستوى فروع الصندوق .
3 ـ المرحلة الثالثة : خلال العام 1376 و.ر 2008م
ـ برنامج إعادة ترقيم المعاشات الضمانية على مستوى فروع الصندوق .
برنامج فحص ومراجعة متراكم المعاشات بأنواعها المصروفة خلال سنة 1375 و.ر 2007م على مستوى فروع الصندوق
برنامج فحص ومراجعة المعاشات بأنواعها التي تم ترفيعها بموجب قراري اللجنة الشعبية العامة رقم ( 18 ) ورقم
( 64 ) لسنة 1375 و.ر 2007م.
برنامج التحقق من المعاشات المتشابهة في أسماء أصحابها وأرقام حساباتها المصرفية وأرقام معاشاتها على مستوى فروع الصندوق .
برنامج فحص ومراجعة المعاشات الملغاة بأنواعها خلال خمس سنوات وهي ( 03 ـ 04 ـ 05 ـ 06 ـ 07 ) على مستوى فروع الصندوق.
برنامج مراجعة الديون المستحقة للصندوق على المعاشات بأنواعها المدخلة بمنظومة المعاشات على مستوى فروع الصندوق .
برنامج ترحيل وتوثيق بيانات المنافع المصروفة لغير الوطنيين ( الإعانة الإجمالية للخروج النهائي ) على مستوى فروع الصندوق وإدخالها في منظومة الحاسوب .
وقد وضعت هذه الخطة خصيصاً للعاملين في أقسام ووحدات المنافع النقدية بفروع الصندوق ضمن برامج عمل العام 1376 و.ر 2008م ، وبشكل ميسر وسهل ومختصر ، وتحديد المهام التي يجب أن تؤدى ، والتي ترتكز على تفعيل متابعة المعاشات دورياً ، ومواكبتها بكافة الإجراءات التي من شأنها أن تؤدي إلى التقليل من الأخطاء وإيقاف أية مصروفات في غير الأوجه القانونية المقررة ، وكأسلوب تدريبي وتثقيفي في مجال العمل الضماني ، وذلك من خلال برامج العمل التي تم بيان مستهدفاتها ومبرراتها وأهميتها وآلية تنفيذها .
آملين أن نوفق في تنفيذها وتحقيق أغراضها المنشودة
سائلين الله عزّ وجلّ أن يوفقنها لما فيه خير البلاد والعباد
إدارة المنافع النقدية
14 / الحرث / 1375و.ر 2007
موضوع خطة العمل :
لا شك بأن متابعة المعاشات بأنواعها عمل قانوني وفني معقد ، يتميز بالتداخل وذلك لارتباطه المباشر بالمتغيرات الاجتماعية والاقتصادية للمتقاعدين أو المستحقين عنهم ، ولأن الأوضاع الاجتماعية والاقتصادية بين الفينة والأخرى ومصادر معلوماتها عديدة ، مما يجعل من الصعوبة بمكان ثبات الاستحقاق دون تعديل أو تغيير أو وقف أو إلغاء ، وقد بينت التشريعات الضمانية النافذة الشروط الواجب توافرها لاستحقاق أي نوع من أنواع المعاشات ، ولأي مستحق من المستحقين لها هذا من جهة ، ومن جهة أخرى فإن حجم العمل المتزايد نتيجة لقرارات اللجنة الشعبية العامة بشأن رفع المعاشات وصرف بدل السلع ، ولأن سرعة التغير لأوضاع المستحقين جعل إجراء التعديلات والتصحيحات ومواكبتها أمر صعب التطبيق عملياً ، خاصة في الحالات التي لا يقوم فيها صاحب المعاش أو المستحقين عنه بالإبلاغ عن التغيرات التي تحدث وتجدد بصورة متواصلة .
لذلك اعتمدت إدارة المنافع النقدية أسلوب تنفيذ خطة العمل السنوية لبرامج العمل التنفيذية والتي تستهدف منها تفعيل متابعة المعاشات دورياً ، وبما يمكن من تصحيح أوضاعها وفق التغيرات والمستجدات .
أهم مستهدفات الخطة في مراحلها الأولى الوصول إلى :
الملفات الأصلية للمعاشات بأنواعها مرتبة ومنظمة ومسلسلة حسب أرقامها بأرشيف مركزي بمقار فروع الصندوق .
المعاشات مرقمة ترقيم دقيق غير مكرر وبأسلوب ترقيمي سهل يضمن رقم واحد لكل معاش .
منظومة المعاشات متكاملة البيانات بما يضمن إجراء الدراسات الإكتوارية والأبحاث العلمية .
بيان وحصر الديون المستحقة على المعاشات بأنواعها ، وتنظيم عمليات استقطاعها آلياً عبر منظومة المعاشات .
تعزيز تبادل الآراء والمعلومات بين العاملين فيما يتعلق بآليات العمل المرتبطة بالعمل في متابعة المعاشات ، واستعراض المشاكل والمعوقات التي تعترضها واقتراح أفضل السبل للتغلب عليها .
صياغة آلية عمل سهلة التطبيق يتم من خلالها تسيير العمل بأقسام ووحدات المنافع النقدية بصورة مقننة ودقيقة ، توفر الوقت والجهد وتضمن أن يكون العمل على الوجه المطلوب .
أهمية خطة العمل :
تبدو أهمية خطة العمل في عدة جوانب يمكن حصرها في الآتي :
تحديد مواطن الضعف في تطبيق القوانين واللوائح وتعليمات العمل المنظمة لعمليات صرف المنافع النقدية .
المتابعة الدورية للمنافع النقدية المصروفة بأنواعها والصول إلى مؤشرات عن مدى مصداقية علميات الصرف .
رفع كفاءة العاملين بأقسام ووحدات المنافع النقدية من خلال مشاركتهم في تنفيذ برامج وأنشطة خطة العمل .
استدراك ومعالجة مواطن الخلل باللوائح وتعليمات العمل المعممة فيما يخص النقدية ، وذلك من خلال نتائج تنفيذ برامج خطة العمل .
تحديد الأدوار والمهام والمسؤوليات الملقاة على عاتق المكلفين بالعمل بأقسام ووحدات المنافع النقدية .
أهداف خطة العمل :
تستهدف خطة العمل تحقيق أهداف عديدة عامة وفرعية يمكن استخلاص أهمها في الآتي :
تنظيم قاعدة بيانات المعاشات فيما يتعلق برقم المعاش تمهيداً للربط الشبكي وتجميع بيانات المعاشات بفروع الصندوق بقاعدة بيانات واحدة (إعادة ترقيم المعاشات ) .
وضع دراسة إحصائية مالية حول متراكم المعاشات المصروف ، للوقوف على الأسباب من جهة والتحقيق من مصداقية الصرف من جهة أخرى .
دراسة عملية رفع المعاشات ( المستهدف ـ المرفوع ـ المتابعة ـ معاشات لم ترفع ـ حالات بحاجة لرأي فني ضماني)
التحقق من مصداقية صرف المعاشات متشابهة الأسماء في رقم الحساب والمصرف .
متابعة ملفات المعاشات الملغاة خلال الخمس سنوات الأخيرة ( 03 ، 04 ، 05 ، 06 ، 07 ) على مستوى فروع الصندوق .
وضع دراسة حول الديون المستقطعة من المعاشات بأنواعها ، والوقوف على مشاكل الديون ووضع الحلول الملائمة لها لضمان استرداد الصندوق.
مراجعة وتعديل رموز المعاشات بأنواعها ( توحيد ، مسميات ، أسباب الاستحقاق ) .
تكوين قاعدة بيانات واحدة للمنافع الضمانية المصروفة للمضمونين غير الوطنيين ( إعانات الخروج النهائي ) .
متابعة استكمال بيانات المعاشات وخاصة المتعلقة بالدراسة الاكتوارية .
آلية تنفيذ خطة العمل :
تشكل مجموعة عمل رئيسية بإدارة المنافع النقدية عمليات المتابعة والإشراف على تنفيذ برامج الخطة وفق البرنامج الزمني المحدد ، واستلام تقارير الإنجاز من مجموعات العمل الفرعية .
تشكل مجموعات عمل رئيسية بإدارة الصندوق تتولى تنفيذ برامج الخطة المراد تنفيذها مركزياً ، بإشراف إدارة المنافع النقدية .
تشكل مجموعات عمل فرعية بأقسام ووحدات المنافع النقدية بفروع الصندوق لتنفيذ البرامج المراد تنفيذها بفروع الصندوق .
تتولى مجموعات العمل إعداد تقارير ختامية لبرنامج عملها مدعم بالجداول الإحصائية .
يتولى رؤساء أقسام المنافع النقدية بالفروع التنسيق مع مجموعات العمل الرئيسية لتوفير ملفات المعاشات المستهدفة ببرنامج العمل .
تصنيف برامج الخطة حسب مجموعة التنفيذ
ت |
البرنامج |
مجموعة تنفيذ البرنامج |
1 |
إعداد وتجهيز برامج عمل الخطة |
مركزية |
2 |
إعادة ترقيم المعاشات . |
مركزية |
3 |
فحص ومراجعة متراكم المعاشات |
مركزية |
4 |
مراجعة وتصحيح عملية رفع المعاشات |
فرعية |
5 |
التحقق من المعاشات المتشابهة . |
مركزية |
6 |
فحص ومراجعة المعاشات الملغاة . |
مركزية |
7 |
فحص ومراجعة ديون المعاشات . |
فرعية |
8 |
ترحيل بيانات المنافع المصرفية لغير الوطنيين. |
فرعية |
9 |
إعداد التقارير الختامي بنتائج برامج الخطة . |
مركزية |
البرنامج الزمني لتنفيذ برامج خطة العمل
ت |
البرنامج |
يناير |
فبراير |
مارس |
إبريل |
مايو |
يونيو |
يوليو |
أغسطس |
سبتمبر |
أكتوبر |
نوفمبر |
ديسمبر |
1 |
إعداد وتجهيز برامج عمل الخطة |
(مركزي) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3 |
إعادة ترقيم المعاشات . |
|
إعداد الدراسة ( مركزي ) |
تنفيذ برامج الترقيم ( مركزي ) |
|
|
|
||||||
2 |
مراجعة وتصحيح عملية رفع المعاشات. |
|
( فرعــي ) |
|
|
|
|
|
|||||
3 |
فحص ومراجعة متراكم المعاشات . |
|
|
( مركزي ) |
|
|
|
|
|
|
|
||
5 |
التحقق من المعاشات المتشابهة . |
|
( مركزي ) |
|
|
|
|
|
|
|
|||
6 |
فحص ومراجعة ديون المعاشات . |
|
|
( مركزي ) |
|
|
|
|
|||||
7 |
فحص ومراجعة ديون المعاشات . |
|
|
|
( مركزي ) |
|
|
|
|
||||
8 |
ترحيل بيانات المنافع المصروفة للأجانب |
|
|
|
( فرعـي ) |
|
|
|
|||||
9 |
إعداد التقرير الختامي بنتائج برامج الخطة |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
( مركزي) |
|