حاورته: رشا المجبري ـ عزة الورفلي
تقوم فلسفة إدارة المعلومات والتوثيق على الترابط والتكامل؛ حيث تتولى الإدارة توفير معلومات كاملة وسليمة في الوقت والمكان المناسب دعماً لصنّاع القرار داخل المؤسسة.
إدارة الإعلام في لقاء مع مدير الإدارة أ. مصطفى العبار.
سلط لنا الضوء على أهمية هذه الإدارة والتعريف بها وبأقسامها ووحداتها وطبيعة عملها
العبار: في السابق إدارة المعلومات والتوثيق كانت إدارة شاملة لعدة تخصصات منها: قسم التقارير قسم المعلومات وقسم الإحصاء وقسم الأرشيف.
طبيعة العمل حسب الهيكل التنظيمي هي: أرشفة قواعد البيانات وإحصاءها وإعداد التقارير عنها؛ فالأرشيف الضماني يعود بنا إلى زمن دخول الحاسب الآلي في تسعينات القرن الماضي.
الحديث عن إدارة بحجم إدارتكم يغري فضولنا للسؤال عن عدد اللجان المنبثقة عنكم؛ وأسمائها؟
لجان كثيرة مثلت عضويتها (إدارة المعلومات والتوثيق) ولعلاّ أهمها (لجنة استكمال وتصحيح البيانات) لاتصالها الوثيق بطبيعة عمل الإدارة.
ما الدور الذي تلعبه إدارة المعلومات والتوثيق لصالح المؤسسة الضمانية؟
داخلياً نجمع ونحصي ونطابق الإحصاءات الشهرية لـ24 فرعاً من فروع الصندوق نتعامل معها بشكل شهري في معاشات ضمانية تجاوز عددها (400000) معاش.
كما أن عمل إدارة المعلومات والتوثيق يُعدّ انعكاساً لنشاط المؤسسة وآلية تعاملها مع الجهات الخارجية كمصرف ليبيا المركزي ووزارة الشؤون الاجتماعية وهيأة الرقابة كونها مصدر البيانات الضمانية الذي تعتمد عليه تلك الجهات.
للإدارة نمطان إحصائيان شهري وآخر سنوي حدثنا عنهما؟ وما الفرق بينهما؟
جرت العادة باعتمادنا النمط الشهري ولكننا تيقنّا أن بعض البيانات ليست بحاجة للتقارير الشهرية؛ ولهذا السبب أصبح اعتمادنا على النمط الفصلي أو الجزئي لا الشهري.
أما التقارير السنوية أو التقرير الختامي فهي تحال إلى الإدارة العليا مشتملةً على كل التفاصيل لاعتمادها من قبل رئيس مجلس الإدارة والمدير العام؛ وقد جرى هذا الأمر في وقت لاحق بإرسال التقارير السنوية عن عامي 2019م و 2020م.
خلال عام ـ متى تكون الذروة في عملكم ـ إدارة المعلومات والتوثيق؟
الذروة لإدارتنا تكون مع بداية كل شهر ميلادي وإلى منتصف الشهر فطبيعة عمل الإدارة تقضي بضرورة إيداع المعاشات لدى المصارف الليبية في العاشر من كل شهر.
هل سبق للإدارة التوأمة مع إدارات أخرى في ورش عمل أو اجتماعات رسمية؟
نعم؛ كانت لنا توأمة في ورشة عمل جمعتنا بالمركز الاكتواري وعدد من الأقسام في الفروع؛ بالإضافة إلى ورش عمل أخرى داخل فندق (تيبستي) وأخرى في فندق (باب البحر) خرجنا منها بنتائج جيدة.
هل لديكم خطة عمل سنوية تسير مهام الإدارة وفقها؟
مؤكد؛ أن مهامنا تسير وفق هيكلية معتمدة فلكل قسم مهامه الموكلة له؛ كان تعاملنا مع البيانات والإحصاءات الورقية وحالياً نتعامل مع قاعدة البيانات المستخرجة من المنظومة؛ وأخيراً تم استخدام (الجرافيك) لمواكبة التطور والميكنة.
ما العائق الذي يقف حجر عثرة أمام عملكم لتقوموا بدوركم على أكمل وجه ـ لا نتحدث عن عراقيل مادية؟
لا توجد عوائق أو عراقيل؛ فالأمور تسير على ما يرام؛ ولكن ما يعرقل عمل إدارتنا هي أمور خارجة عن إرادتنا كتأخر استجابة بعض الفروع أو الإدارات مما يؤثر على عملنا بشكل سلبي فلدينا عامل الوقت مهم جداً وليس الجميع مدركاً لأهمية هذا الأمر فصحة البيانات وتصنيفها (وزارات ـ شركات وطنية وأجنبية ـ عسكريين وغيرهم) يشكل زخماً كبيراً في المعلومات وفي أحيان كثيرة نتجه إلى الإدارة المختصة لتوضيح صحة البيان من عدمه.
من خلال رئاستك لهذا التكليف أتعتقد أن هناك تكتم في الإفصاح عن المعلومات؟
قد نواجه مشكلة فقدان معلومة ما؛ ولا نعوض فقدها إلاّ بشقّ الأنفس؛ وذلك لما نلاحظه من إشكال واقع بين أقسام المعلومات بالفروع وباقي الإدارات وهذا الإشكال يكمن في تسأل الإدارات عن علاقة إدارتنا بمنظومة البيانات وهذا إن دلّ فإنما يدل على الجهل بطبيعة عمل الإدارة.
ما العلاقة التي تربط إدارة المعلومات والتوثيق بباقي الإدارات ـ إجابتك تحدد مدى قرب وبعد كل إدارة عن مجال عملكم اليومي؟
تعتمد إدارتنا في التعامل بالدرجة الأولى مع إدارة المعاشات والمنافع وإدارة التقاعد العسكري وإدارة التسجيل والاشتراكات لأنها إدارات تنتهج في عملها البيانات وهذه البيانات تتغير بشكل ملحوظ وتأتي بعدها إدارة الشؤون الإدارية والخدمات وأخيراً وليس آخراً إدارة الشؤون المالية.
هل تجدون تداخلاً بين نشاط إدارتكم ونشاط إدارات أخرى؟ أي هل تعتقد بأن ثمّة نشاط آخر تديره إحدى الإدارات وتظن أنه من صميم عملكم؟
نعم، كان هناك تداخل بين طبيعة عمل الإدارة وطبيعة عمل قسم الدعم الفني ولكن بعد استحداث إدارة الدعم الفني كانت هناك عدة مراسلات حددت المهام للإدارتين.
فأصبح للدعم الفني: (أمن معلومات وحمايتها وتصميم الشبكات وتوفير نظام وصول المعلومات)
وبقي تخويلنا كما هو: (توثيق البيانات وإحصاءها وتبويبها وحصرها وإعداد التقارير عنها من داخل النظام) وبناء عليه خلق تعاون مثمر بين الإدارتين فنحن نقدر ظروفهم ونثق في تعاونهم معنا ودائماً ما نصل في نهاية المطاف إلى نتيجة مرضية.
كيف تعاملت إدارتكم مع أزمة كورونا؟ وكيف قسمتم مهام الإدارة بعدد قليل من الموظفين في ظل إتباع الخطة الاحترازية لمكافحة الأزمة؟
أخذنا بالتعليمات الصادرة عن اللجنة الطبية من حيث استعمال الكمامات واستعمال المعقم اليدوي (الكحول الطبي) والاقتصار على عدد قليل من الموظفين مع مراعاة التباعد بينهم، من شهر فبراير 2020 حتى شهر يوليو 2020 ليعود الوضع الطبيعي لاحقاً.
أجمل ما ميّز تلك الفترة هي اكتشاف مدى طبيعة الموظفين من حيث حرصهم واهتمامهم وانتمائهم لوظائفهم، فكانت تلك الفترة أكثر الأوقات إنجازاً بروح التعاون.
كلمة أخيرة؟
ختاماً: أشكر إدارة الإعلام والتوعية على جهودها الرائعة بتسليط الضوء على إدارة المعلومات والتوثيق وكذلك الجهود المبذولة مع باقي إدارات الصندوق وإظهار دورها الفاعل في الصندوق.